Skip to main content

Factura Electrónica
Ley crea y crece

Adapte su software a la nueva normativa

Factura electrónica

¿Qué es la factura electrónica?

Una factura electrónica, al igual que su contraparte en papel, tiene plenos efectos legales como comprobante de la entrega de bienes o la prestación de servicios. Se trata de un documento emitido y recibido en formato electrónico

Es esencial destacar que la emisión de una factura electrónica requiere el consentimiento del destinatario, ofreciendo así una alternativa legal válida a la tradicional factura en papel.


Se debe tener en cuenta:

Normativa legal

Las facturas, abordadas en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, regulan tanto las facturas en general como las electrónicas en particular. Este reglamento establece las normativas obligatorias que deben cumplir estos documentos, ya sea en formato físico o electrónico.

Dentro de este marco normativo se tratan aspectos tales como:

  • Obligación de emitir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Emisión por parte de terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otros tipos de facturas: recapitulativas, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura.
  • La autenticidad del origen de la factura
  • La integridad del contenido de la factura

En el caso de la factura electrónica la legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

¿Para qué sirve?

El motivo por el cual las Administraciones públicas y algunas empresas ya están apostando por la factura electrónica es que ofrece muchas ventajas frente al sistema de facturación tradicional, que pronto quedará obsoleto. Estos son algunos beneficios de su uso:

  • Ahorro económico.
  • Ciclos de tramitación más cortos.
  • Menor probabilidad de fraude.
  • Menor impacto medioambiental.
  • Reducción de errores humanos.
  • Ahorro de espacio de almacenamiento.
  • Acceso rápido y ágil.
  • Mayor seguridad en el envío.

    Tipos de facturas electrónicas

    Cuando nos referimos a la factura electrónica de manera general, podemos diferenciar dos tipos dependiendo de si su formato es estructurado o no. Es crucial no confundirlos, dado que su procesamiento varía significativamente. Ahora, exploraremos la diferencia entre ambos tipos.

    Facturas en formato estructurado

    Las facturas en formato estructurado son documentos que contienen datos organizados de manera específica y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor. Esta estructuración facilita su procesamiento tanto para el emisor como para el receptor. Además, estas facturas pueden ser tramitadas de manera automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos comunes de formatos estructurados incluyen el uso de XML, como UBL, Facturae o EDIFACT.

    Facturas en formato no estructurado

    Por otro lado, las facturas en formato no estructurado, aunque consideradas electrónicas al ser documentos digitales enviados telemáticamente, consisten principalmente en una imagen y no están cifradas con ningún lenguaje. Por ende, para su incorporación en los sistemas informáticos del receptor, requieren de intervención manual o procesos semiautomatizados, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Los ejemplos típicos de este tipo de documentos son aquellos escaneados o almacenados en archivos PDF.

    Es importante tener en cuenta que, al referirnos a la factura electrónica en este artículo, nos centramos en el primer caso: las facturas en formato estructurado.


    Elementos que contiene

    Las facturas electrónicas deben contener toda la información necesaria relacionada con la transacción, así como los datos de ambas partes involucradas. Es decir, deben recoger los mismos datos exigidos en las facturas tradicionales de papel, tal como se estipula en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre. Entre estos datos se encuentran:

    • Número de factura y serie, si aplica.
    • Datos identificativos completos del emisor y del receptor, incluyendo nombre o razón social y dirección.
    • NIF del emisor y del receptor.
    • Fecha de emisión y fecha de prestación de los servicios.
    • Detalle o descripción clara de las operaciones realizadas.
    • Base imponible, es decir, el precio de las operaciones sin incluir impuestos.
    • Tipo impositivo e impuestos correspondientes aplicables a la operación.